施設のご利用の流れ
① お問い合わせ
《空き状況の確認》
WEB・窓口にて施設の空き状況をご確認ください。
② 仮予約
《WEB・窓口にて仮予約》
【予約開始日】開催規模・使用会場により、次の通り仮予約を受付いたします。
※予約開始日が土・日・祝日の際は次の平日から、1月は年末年始連休（1月3日まで）明けの平日から受付いたします。
| 区分 | 利用施設 | 予約受付開始 | 仮予約期間 |
|---|---|---|---|
| A |
・全館利用 ・コンベンションホール【全面】使用 |
利用日の 36月前の月の初日 | 90日 |
| B |
・コンベンションホール【半面】使用 ・フィルハーモニーホール |
利用日の 24月前の月の初日 | 60日 |
| C | ・レセプションホール ・国際会議室 |
利用日の 12月前の月の初日 | 30日 |
| D | ・中会議室、ギャラリースペース ・小会議室 1,2,3,4,31,32,33 |
利用日の 6月前の月の初日 | 14日 |
| E | ・リハーサル室 | 利用日の 3月前の月の初日 | 7日 |
③ 利用申込書提出
《本予約の手続き》
仮予約期間内にご利用日程を確定し、ビーコンプラザまでご連絡及び本予約の手続きをお願いします。
本予約は、「予約申請書類」の様式にご記入の上、メール、郵送、窓口いずれかにてご提出ください。
《予約申請様式の3種類》
①ビーコンプラザ利用申請書
②ビーコンプラザ催事計画書
③ビーコンプラザ施設利用誓約書
【 ▶ 予約申請書類のダウンロードはこちら 】
④ 本予約確定
《本予約成立》
申込書を提出いただいた時点で本予約確定となります。
※ 利用申込書提出後の変更・取り消しには取消料がかかります。
・開催日より10日前まで：施設利用料の30％
・開催日より10日未満：施設利用料100％
⑤ 施設利用料請求
《請求書の発行》
申込書の受付後、施設利用料（前納）の請求書を発行します。
予約金として施設利用料の30％と残金を分割請求致します。
※但し、開催日に合わせて予約金と残金を一括請求することがあります。
⑥ 予約金支払
《予約金の支払》
請求書に記載の支払い期限（請求書発行より14日以内）まで予約金30％をお振込ください。
※但し、予約金と残金の一括支払いも可能です。
⑦ 打ち合わせ
《ご利用内容等の確認》
担当者と会場の設営・備品・手配物等、ご利用における内容の詳細について打ち合わせをお願いします。
ご不明な点がございましたらお気軽にお尋ねください。
⑧ 残金支払
請求書に記載の支払い期限（ご利用初日の14日前）まで残金をお振込ください。
⑨ 業者手配料金請求
《業者手配がある場合》
お弁当代、看板代、設営料、機材手配等業者手配料金を請求します。
⑩ 業者手配料金支払
《業者手配がある場合》
請求書に記載の支払い期限（ご利用初日の14日前）まで振込ください。
⑪ 業者手配品発注
《業者手配がある場合》
振込確認後正式に業者さんへ手配発注します。
⑫ 催事開催
《ご利用当日》
小会議室の鍵は、事務局の受付にてご利用時間の5分前からお渡しできます。
小会議室以外の会場は、事務局側よりご対応を致します。
⑬ 精算金支払
《精算金の支払》
催事終了後、付属設備・備品利用料等精算金の請求書を提示。下記のいずれかでお支払いください。
・窓口で精算（キャッシュレス決済）
・請求書発行（振込：請求書発行日より14日以内）
