施設のご利用の流れ
① お問い合わせ
《空き状況の確認》
電話・Web・メールで施設の空き状況をお問合せください。
② 仮予約
《電話・Web・メール・FAXのいずれかで仮予約可》
【予約開始日】開催規模・使用会場により、次の通り仮予約を受付いたします。
※予約開始日が土・日・祝日の際は次の平日から、1月は4日から受付いたします。
| 区分 | 利用施設 | 予約受付開始 | 仮予約期間 |
|---|---|---|---|
| A |
・全館利用 ・コンベンションホール【全面】使用 |
利用日の 36月前の月の初日 | 90日 |
| B |
・コンベンションホール【半面】使用 ・フィルハーモニーホール |
利用日の 24月前の月の初日 | 60日 |
| C | ・レセプションホール ・国際会議室 |
利用日の 12月前の月の初日 | 30日 |
| D | ・中会議室 ・小会議室 1,2,3,4,31,32,33 |
利用日の 6月前の月の初日 | 14日 |
| E | ・リハーサル室 | 利用日の 3月前の月の初日 | 7日 |
③ 利用申込書
《本予約の手続き》
ご利用が確定しましたら、仮予約期間内にビーコンプラザまでご連絡ください。
「利用申込書」の原本書類一式を送付いたしますのでご記入・捺印の上、ご返送ください。
※利用申込書提出後の変更・取り消しには取消料がかかります。
利用申込書の記入例
催事計画書の記入例
④ 会場利用料金の30％請求
《予約金の請求》
申込書の受付後、予約金として施設利用料の30％を請求致します。
※但し、開催日に合わせて予約金と残金を一括請求することがあります。
⑤ お支払い
請求書に記載の支払い期限（請求書発行日から14日以内）までお振込ください。
予約金をお支払いいただいた時点で利用申込の成立となります。
※予約金と残金の一括支払いも可能です。
⑥ 利用承認書発行
入金確認後、利用承認書をお送りいたします。
⑦ 打ち合わせ
《ご利用内容等の確認》
担当者と会場の設営・備品・手配物等、ご利用における内容の詳細について打ち合わせをお願いします。
ご不明な点がございましたらお気軽にお尋ねください。
⑧ 会場利用料金の残額請求
※施設利用料の予約金と一緒に一括支払いの場合は、別途残額の請求はありません。
⑨ お支払い
請求書に記載の支払い期限（A/B ご利用日の1が月前・C/D/E ご利用日の14日前）まで残額をお振込ください。
⑩ 催事開催
《ご利用当日》
小会議室の鍵は、事務局の受付にてご利用時間の5分前からお渡しできます。
小会議室以外の会場は、事務局側よりご対応を致します。
⑪ 付属設備及び備品等利用料の請求
《精算金の請求》
催事終了後、付属設備・備品等の利用料金の請求書をお送りいたします。
請求書発行日から 14 日以内にお振込ください。
施設の予約
施設の仮予約
必ず、事前に空き状況をご確認ください。電話・Web・E-mail・FAX にて施設の仮予約を受け付けております。
下記の方法でお申し込みください。
※仮予約受付後に正式申込書と予約金請求書をお渡しいたします。予約金(利用料の 30%)を納付いただいた時点で
正式の予約となりますのでご注意ください。
また、予約金を支払い期限までご入金なき折は、仮予約の取消対象となる場合がありますのでご注意ください。
(詳細はお問い合わせ下さい。)
E-mail での申込
1. 下記の Excel の申込書ファイルをダウンロードする
仮予約申込書
2. 申込内容を入力して別名で保存
3. 保存したファイルをE-mailに添付して下記のメールへ送信
4. B-CONPLAZA がお客様の仮予約申込メールを確認
5. B-CONPLAZA よりお客様に仮予約受付のメールを返信
6. 仮予約の受付→正式申込書を送付いたします。
※5. で B-CON PLAZA よりお客様に返信いたしました時点ではじめて仮予約が受付されたことになります。
お客様がメールを送信された時点では、仮予約を受け付けしたことにはなりませんのでご注意ください。
また、E-mail のお返事にはお時間のかかることもございます。お急ぎの場合はお電話にてお問い合わせください。
7 日ほど過ぎてもお返事なき場合も、お手数ですがお電話でお問い合わせくださいますようお願いいたします。
)FAX の場合
1. 下記の Excel か PDF の申込書ファイルをダウンロードして印刷する
仮予約申込書
仮予約申込書
2. 申込内容を記入する
3. 申込書を FAX:0977-26-7100 に送信
4. B-CONPLAZA がお客様の仮予約申込 FAX を確認
5. B-CONPLAZA よりお客様に仮予約受付の FAX を返信
6. 仮予約の受付→正式申込書を送付いたします。
※5. で B-CON PLAZA よりお客様に返信いたしました時点ではじめて仮予約が受付されたことになります。
お客様が FAX を送信された時点では、仮予約を受け付けしたことにはなりませんのでご注意ください。
お急ぎの場合は、お電話にてお問い合わせください。
また、メール送付後、3日を過ぎても返信がない場合はお手数ですが、お電話でお問い合わせいただきますようお願いいたします。
Web施設予約の案内
はじめての方へ
1. Web施設予約を使用するためには利用者IDとパスワードが必要です。
ログイン画面下の「利用者登録申請をする」ボタンをクリックし申請を進めてください。
2．メールアドレスを入力し、「送信する」ボタンをクリック
3. 入力したメールアドレスに利用者登録申請の案内メールが届きます。
メール内にあるURLをクリックし本登録をすすめてください。
4. 申込完了のページまでいきますと、利用者登録完了です。ログイン画面から施設予約ができるようになります。
Web施設予約
利用者登録にてID、パスワードを取得しログインすると、施設の空き状況検索と施設予約ができるようになります。
1. 右側のボタン
「国際会議室、レセプションホール、会議室、ギャラリースペースなどを予約する」をクリックすると
コンベンションホール、フィルハーモニアホール以外の空き状況と施設予約ができるようになります。
2. 左側のボタン
「コンベンションホール、フィルハーモニアホールを予約する」をクリックすると専用のフォームにジャンプします。
コンベンションホール、フィルハーモニアホールをご希望の場合はこちらのフォームに必要事項を入力し、予約内容をお問合せください。
