予約方法

施設のご利用の流れ

① 施設の空き状況の確認

電話またはメールで施設の空き状況をお問合せください。

② 電話またはメール、FAX にて仮予約

【受付開始時期】※1 月は4日から受付開始。
コンベンションホール、フィルハーモニアホール、レセプションホール、国際会議室の仮予約期間は1ヵ月、
その他の施設は仮予約から 10 日以内にご利用のお返事をお願いします。

区 分 受付開始時期
・国際的な会議又は大会、展示会等
・九州規模以上の国内会議、大会、展示会等
利用日の 3 年前の月の初日から
・コンベンションホール又はフィルハーモニーホールを使用するもの
・県規模の大会等(小会議室を除く)で使用するもの
利用日の 2 年前の月の初日から
・レセプションホール又は国際会議室を使用するもの 利用日の 1 年前の月の初日から
・中会議室を使用するもの 利用日の 6 か月前の月の初日から
・上記以外のもの 利用日の 3 か月前の月の初日から

③ 本予約の手続き

ご利用が確定しましたら、ビーコンプラザまでご連絡ください。
「利用申込書」の原本書類一式を送付いたしますのでご記入・捺印の上、ご返送ください。
※利用申込書提出後の変更・取り消しには取消料がかかります。
利用申込書記入例

④ 担当者との打ち合わせ(ご利用内容等の確認)

申込内容等を確認させて頂き、ご利用が決定になりましたら担当者と打ち合わせをお願いします。
ご不明な点がございましたらお気軽にお尋ねください。

⑤ 施設利用料のお支払い

施設利用料の請求書(前納)をお送りいたしますので、発行日から 10 日以内にお振込下さい。

⑥ 本番

小会議室の鍵は、事務局の受付にてご利用時間の5分前からお渡しできます。

⑦ 催事終了後

付属設備・備品等の利用料金は事後に請求書 ( 精算 ) をお渡しします。
お手元に請求書が届きましたら発行日から 10 日以内にお振込ください。

施設の予約

施設の仮予約

電話・Email・FAX にて施設の仮予約も受け付けております。下記の方法でお申し込みください。
※仮予約受付後に正式申込書と予約金請求書をお渡しいたします。予約金(利用料の 30%)を納付いただいた時点で
正式の予約となりますのでご注意ください。
また、予約金を請求日より 10 日以内にご入金なき折は、仮予約の取消対象となる場合があるのでご注意ください。
(詳細はお問い合わせ下さい。)

E-mail での申込

1. 下記の Excel の申込書ファイルをダウンロードする
仮予約申込書

2. 申込内容を入力して別名で保存
3. 保存したファイルを E-mail に添付して E-mail:info@b-conplaza.jp に送信
4. B-CONPLAZA がお客様の仮予約申込メールを確認
5. B-CONPLAZA よりお客様に仮予約受付のメールを返信
6. 仮予約の受付→正式申込書を送付いたします。
※5. で B-CON PLAZA よりお客様に返信いたしました時点ではじめて仮予約が受付されたことになります。
お客様がメールを送信された時点では、仮予約を受け付けしたことにはなりませんのでご注意ください。
また、E-mail のお返事にはお時間のかかることもございます。お急ぎの場合はお電話にてお問い合わせください。
7 日ほど過ぎてもお返事なき場合も、お手数ですがお電話でお問い合わせくださいますようお願いいたします。

FAX の場合

1. 下記の Excel か PDF の申込書ファイルをダウンロードして印刷する
仮予約申込書 仮予約申込書

2. 申込内容を記入する
3. 申込書を FAX:0977-26-7100 に送信
4. B-CONPLAZA がお客様の仮予約申込 FAX を確認
5. B-CONPLAZA よりお客様に仮予約受付の FAX を返信
6. 仮予約の受付→正式申込書を送付いたします。
※5. で B-CON PLAZA よりお客様に返信いたしました時点ではじめて仮予約が受付されたことになります。
お客様が FAX を送信された時点では、仮予約を受け付けしたことにはなりませんのでご注意ください。
お急ぎの場合は、お電話にてお問い合わせください。
また、メール送付後、3日を過ぎても返信がない場合はお手数ですが、お電話でお問い合わせいただきますようお願いいたします。